Hantering av personuppgifter

Syftet med Antagning.se är att underlätta antagningen till universitet och högskolor och att informera om antagning.

På Antagning.se skapar du ett konto och lämnar dina personuppgifter för att göra en anmälan till högskolan eller universitetet. När du har gjort en anmälan samlar vi också in uppgifter om dina betyg och andra meriter. Uppgifterna används av Universitets- och högskolerådet (UHR) och av högskolorna eller universiteten du har sökt till, när vi prövar om du är behörig och när vi värderar dina meriter inför urvalet.

Universitets- och högskolerådet är ansvarig

UHR är en statlig myndighet med ett brett uppdrag inom utbildningsområdet. Organisationsnumret är 202100-6487.

Frågor om antagning avgörs av respektive universitet eller högskola. Ett maskinellt framtaget besked om antagning gäller som högskolans beslut. Ett sådant beslut tas fram i antagningsregistret.

UHR ansvarar för att behandlingen av personuppgifterna i antagningsregistret behandlas i enlighet med EU:s dataskyddsförordning, lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning (dataskyddslagen), förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor (nedan kallad förordningen) och annan tillämplig dataskyddsreglering.

Syftet med antagningsregistret

UHR har i uppgift att, på uppdrag av universitet och högskolor, hjälpa till med antagning av studenter och ansvara för en samordnad antagning. 

UHR får enligt förordningen föra ett antagningsregister och i det ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling.

Syftet med registret är att vara till hjälp för universitet och högskolor vid antagning av studenter. Uppgifterna får också användas för utlämnande av uppgifter (läs mer här under), för officiell statistik och för forskning.

Uppgifterna kommer också att användas för att fullgöra UHR:s uppgift som systemansvarig, och kan alltså i undantagsfall användas vid support, test och användarstudier.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse och som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning (artikel 6.1 e dataskyddsförordningen och 2 kap. 2 § dataskyddslagen). UHR och lärosätena behöver även behandla personnummer och samordningsnummer på grund av att det är så viktigt med en säker identifiering (artikel 87 dataskyddsförordningen och 3 kap. 10 § dataskyddslagen).

Vilka tar emot uppgifterna om dig?

De som behandlar dina personuppgifter är handläggare vid UHR och vid universitet och högskolorna men även personal som arbetar på UHR:s, universitetens och högskolornas uppdrag.

Om du blir antagen kommer uppgifter om dina meriter, din studieavgiftsskyldighet och anmälan lämnas över till universitetet eller högskolan dit du har blivit antagen. Uppgifterna kan även lämnas ut till Centrala studiestödsnämnden, Svenska institutet, Statistiska centralbyrån och Säkerhetspolisen.

Eftersom uppgifter om dig blir allmän handling när de skickats in till UHR, kan alla uppgifter komma att lämnas ut.

Allt du skickar in blir allmän handling

Allt du skickar in till en statlig myndighet blir en så kallad allmän handling som kan begäras ut av allmänheten och massmedier. Skriv därför inte mer än nödvändigt när du kontaktar universitetet eller högskolan via brev eller mejl och undvik att ta med känsliga uppgifter.

Om någon begär ut uppgifterna om dig gör vi en sekretessprövning för att bedöma om uppgifterna ska vara sekretessbelagda eller inte. Vi beslutar sedan i vilken utsträckning uppgifterna kan lämnas ut.

Uppgifter om studenter

Uppgifterna i antagningsregistret får hämtas in från högskolornas studieregister och får omfatta det här:

1. behörighet, urvalsgrund, skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift, betalning av anmälningsavgift och studieavgift, antagning, deltagande i utbildning och prov, studieresultat, betyg, tillgodoräknad utbildning eller annan tillgodoräknad verksamhet, och examen.
2. behörighetsgrundande meriter,
3. urvalsgrundande meriter och uppgifter, och
4. de uppgifter i övrigt som en student åberopar i samband med antagning till en utbildning, med undantag för sådana uppgifter som en student lämnar in som underlag för beslut om anmälningsavgift eller studieavgift.

Varje students identitet ska anges med hjälp av namn och personnummer. Om ett svenskt personnummer saknas, anges ett för denna student vid högskolan unikt nummer.

Överföring av uppgifter till tredje land

Uppgifterna överförs inte till tredje land.

Vill du ha ett registerutdrag?

Du har rätt att efter ansökan kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter som UHR registrerar och behandlar i sina register om dig.

Kontakta oss skriftligen (brev eller mejl) och ange ditt namn, personnummer, postadress, och telefonnummer. Utdraget skickas till din folkbokföringsadress.

Är något fel, vill du ändra något eller har du ångrat dig?

Du har också rätt att begära rättelse, till exempel rätta felaktiga uppgifter om dig eller komplettera ofullständiga uppgifter. Hittar du något fel bland dina uppgifter ska du i första hand höra av dig till oss via vårt kontaktformulär. E-postadress, tidsbegränsad adress och telefonnummer kan du ändra själv.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

UHR är som statlig myndighet skyldig att följa arkivlagen. Det betyder att allmänna handlingar hos UHR som huvudregel ska bevaras. För att få gallra allmänna handlingar krävs stöd i en föreskrift från Riksarkivet. Det finns därmed ingen rätt till radering.

I antagningsregistret gallrar vi uppgifterna om en student tio år efter det att uppgifterna har kommit in.

En uppgift om medborgarskap ska gallras så snart antagningsregistret har uppdaterats med uppgift om huruvida studenten tillhör den personkrets som ska betala anmälningsavgift eller studieavgift.

Du kan själv ta bort enstaka anmälningsalternativ från din anmälan, eller hela anmälan, under vissa datum under antagningsperioden.

Dataskyddsombud

Kontakta UHR:s dataskyddsombud, dataskyddsombud@uhr.se, om du har frågor om hur UHR behandlar dina personuppgifter.

Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten

Om du är missnöjd med hur UHR behandlar dina personuppgifter har du alltid rätt att vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet när det gäller behandling av personuppgifter, med dina klagomål.